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OA办公平台在质监信息化管理中的作用

发布时间:2013.08.31 新闻来源:管理软件|免费管理软件|客户管理软件|公司管理软件|管理软件系统|软件管理|OA管理软件|CRM管理软件|HR管理软件 浏览次数:

  办公自动化简称:OA(英文:Office Automation),是当今政府机关事业单位推进无纸化办公的一项重要举措。随着我国信息化发展和建设地不断深入,特别是在国家“信息化与工业化融合”重要战略的指引下,我国信息化实现了跨越式发展。电子政务办公自动化作为国家信息化战略的重要组成部分,引起了各级政府的高度重视,通过运用信息与通讯技术,打破了行政机关的组织界限,改进政府组织,重组公共管理,实现政府办公自动化、政府业务流程信息化,为公众和企业提供了广泛、高效和个性化的服务。

    传统政府行政管理陷入困境时,我们发现政府信息化办公是管理改革和创新最重要的推动剂。互联网的广泛应用不但使政府面临更大的压力而且为政府管理创新提供了更多的可能性。办公自动化将成为政府再造的理性选择与信息技术进步相结合的必然产物。

    政府行政单位作为国家经济、政治以及社会生活的管理者和参与者,通过信息技术的应用,进行信息化建设,改进政府管理职能,实现内部办公自动化、管理信息化、决策科学化,全面提升政府的管理水平和强化服务功能,对国民经济以及社会发展起到了很大的积极作用。

    OA办公平台在质监信息化管理中的起到了重要的推动作用,表现在以下几个方面:

    一是增强了协同办公能力。

    由于政府部门政务的复杂性、繁杂性,以及在各系统之间不能相互沟通,不能达到资源共享等问题。OA办公自动化系统平台有效解决了公文处理的流传性、时限性等问题。方便快捷的办理方法加之移动办公的运用使操作更加简单便捷,达到了节能高效,使政府工作更加有能效。

    面向知识管理的协同办公系统能够集成各式各样种类的信息数据,不仅包括文件系统中的各类文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的各种数据,以及互联网上的各种种类的数据,而且还包括电子邮件信息、数据知识库、相关业务电子数据等。协同办公平台能够通过数据挖掘从凌乱错杂的数据中梳理出所需要的数据、信息进行汇总和提炼,为领导决策提供有用的依据。

    协同办公系统还能起到“知识管理”的平台化作用。面向知识管理的协同办公系统逐渐地把知识管理原则和实践融入到日常工作中来,不仅模拟和实现了工作流的自动化流转,也体现了工作流程中每个单元、每个工作人员运用知识的协作过程。

    协同办公之后不用再拿着各种办公文件去申请,不用拿着单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速高效稳定的网络传输手段,发挥着信息共享功能来协调单位内部各个部门的工作流程,从而减少工作中复杂的环节,同时将传统的Excel表格填写的过程电子化、无纸化,帮助使用用户能够更快、更准确地完成相关工作流程。

    二是推进节能减排、降低办公费用。

    质监系统负责贯彻执行国家和省市有关质量技术监督工作的方针、政策,负责相关法律、法规及相关规章的实施和行政执法工作,对下一级的行政机关的行政执法工作进行了指导和监督。网络远程协同办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用。

    OA办公平台的建立,使质监行政事务通过一个组件化、智能化、个性化的系统成为新一代政务应用窗口。整个系统架构在完全开放的系统平台,支持主流服务器平台,以网络为依托,以数据库为支持,以求构造出一个人与系统和谐的办公环境,减少集中会议,加速信息、知识的流动,提高办公效率和办公质量,从而大大降低了相关的办公费用。

    当前,国家在计算机网络建设方面在不断的增加,信息“高速公路”已建好,拥有了良好的外部网络环境,对于机关事业单位完善内部的网络,就可以选择连接电信或其他网络宽带供应商在信息高速路上奔跑。

    OA系统已经过十几年的发展,产品已相对成熟,实施风险低,容易出成绩。计算机在各单位的普及,硬件价格下降,使得在网络建设方面打下基础,进而带来软件的需求,当软件价格趋于合理时,实施OA便顺理成章。我省质监信息化平台受到省局领导的高度重视,在信息化项目的决策、选型、实施和使用的过程中,起到了巨大的推动作用。

    三是提供信息和知识共享、个性化服务平台。

    由于各地市质监局的信息十分繁多,要想实现知识管理,首先必须让质监局的各项知识能够共享,以不同的方式建立知识收集、整理、存储、共享和利用的平台,为质监局提供一个知识信息的交互环境。不同的部门或个人需要处理不同的事务,为了提高办公效率,系统通过定制个性化服务,满足不同用户的需求;建立个人知识门户,让用户建立自己的知识管理,在工作中快速找到自己需要的知识,解决问题。

    OA办公平台具备很多种共享方式,提供强大数据和业务共享能力。它充分利用现有的各种技术手段和各种协同工作手段,包括文档共享、多线程、电子邮件及一些辅助工具,而且还能提供在线及时共享等功能,同时还能提供不同层面、不同系统之间的信息数据共享方式,包括能支持PDA、移动通讯设备、手机移动接入等访问方式进行移动办公。

    通过WEB模式、VPN模式,实现在互联网上操作系统,达到在办公室以外的地方工作。只要在有网络的地方,用户可以随时访问质监局的办公自动化系统;将系统应用地点由固定的物理位置延伸到其他地方,提高了工作效率,减少费用。同时缩短了处理各项事务的时间,使原本需要更长流转时间才能得以解决的问题得到快速解决,减少了成本,大大提高了办公效率。

    利用先进的计算机网络技术为社会公众提供更好的服务,能够更好地与社会公众进行沟通,及时听取反馈意见。项目申报系统可以方便社会公众上报信息,避免手工方式下需要材料往返多次才能按要求全部提供的弊病,使政府为社会公众提供更好的服务。

    目前我国政府机关,推行OA的目标主要体现在提高办公效率,如:公文自动流转自动化、减少重复劳动力、文档电子化等,而后台办公流程与系统组织结构基本还是原有模式,在这种状况下管理水平的提升是有限的。在未来的时代,OA将突破业务流程对管理和决策水平的重大突破,集中体现我国政府业务流程自动化、管理与决策水平的提升。

    对于质监系统来说,我们要面对省级经济社会发展的目标,进一步提高服务经济社会发展的能力,努力提高自主创新能力,推动产业结构优化升级,形成以高技术产业为先导、支柱产业为支撑、服务业快速协调发展的产业发展格局。这要求各市局各处室、事业单位团结协作,带动起全系统的凝聚力、协作力,为提高机关效能管理而努力奋进。

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